Onderdeelcommissie

De Onderdeelcommissie (OC) is het medezeggenschapsorgaan binnen het Meertens Instituut.

Samenstelling per 1-1-2014

  • Martine de Bruin
  • Peter van Kranenburg
  • Gertjan Postma (vz)
  • Rob Zeeman (secr.)
  • (vacature)

Samenstelling per 27-11-2014

  • Martine de Bruin
  • Peter van Kranenburg
  • Gertjan Postma (vz.)
  • Diedrik van der Wal (ombudsman)
  • Rob Zeeman (secr.)

De Onderdeelcommissie  behandelde in 2014 onderstaande punten.

Verlofregeling

Sinds 1 december 2012 is binnen het Meertens Instituut een nieuwe verlofregeling van kracht, die als grondgedachte had dat het niet de bedoeling is dat plusuren als verlof gebruikt worden. Kern van de regeling is dat maandelijks de teveel opgebouwde plusuren automatisch vervallen. Als OC zijn we nauw betrokken geweest bij het monitoren van problemen. De evaluatie ervan is nog niet voltooid, mede ten gevolge van het gebrekkig beschikbaar komen van informatie.

OC-Enquête

In oktober is de jaarlijkse OC-enquête gehouden, die het welbevinden van het personeel monitort (algemeen welbevinden, werkdruk, onderlinge samenwerking, relatie met leidinggevenden, functioneringsgesprekken, functioneren directie, etc.). De uitslag met analyse is op de Sinterklaaskoffie van 4 december aan het personeel gepresenteerd. Over het algemeen was de uitslag verbeterd ten opzichte van 2012.

Contourennota/Clustering KNAW Humanities/Verhuizing

De oorspronkelijke vorming tot een Humanities Center uit de Contourennota is versmald tot een clustering, die op zijn beurt is weer versmald tot een gezamenlijk verhuisplan van Meertens, NIOD, Huygens, en NIAS naar het KIT. De OC heeft nauwgezet de voor- en nadelige effecten van deze plannen gevolgd. De OCs van Huygens, NIOD, IISG, NIAS hebben elk een brief met aan hun directie gestuurd, met cc naar Bestuur KNAW en de OR, waarin zij hun twijfel uiten over de zorgvuldigheid van de plannen om naar het KIT gebouw te verhuizen. Deze brieven hebben er mede toe geleid dat de OR een negatief advies over de verhuisplannen heeft uitgebracht. De rechtszaak die daaruit voortvloeide, heeft de OR gewonnen. In 2014 zijn de nieuwe plannen voor clustering + verhuizing naar Spinhuis/ Oost-Indisch Huis eveneens kritisch gevolgd. De OC houdt de vinger aan de pols.

Vertrouwenspersoon

Omdat de huidige vertrouwenspersoon, Irene Stengs, per 2014 voorzitter van de onderzoeksraad is, dient een vervanger gevonden te worden. De OC heeft een shortlist gemaakt van mogelijke kandidaten. Uiteindelijk is Diedrik van der Wal op 27 november geïnstalleerd en heeft zich op 4 december als ombudsman aan het instituut gepresenteerd. Diedrik maakt formeel deel uit van de OC maar is geheel vrijgesteld van OC-werk voor het werk als ombudsman.

Problemen I&A

De OC probeert de aanhoudende problemen bij de helpdesk en I&A in bredere zin in kaart te brengen. Als aanvulling op het rapport van MassIT, waarin vooral de problemen m.b.t. de kantoorautomatisering van I&A in kaart zijn gebracht, heeft de OC een inventarisatie gemaakt van de problemen die spelen bij de webservers. Ook is een sectie over het functioneren van I&A in de OC-enquête opgenomen, aangezien de uitkomsten van I&A’s eigen jaarlijkse tevredenheidsonderzoek volgens sommige medewerkers een geflatteerd beeld geven. De uitkomsten waren licht verbeterd ten opzichte van 2012, maar de OC concludeert dat het algehele oordeel nog steeds negatief is.

Overleg MT-OC

Er zijn in 2014 drie overlegvergaderingen OC-MT gehouden. Daarnaast heeft de OCvoorzitter regelmatig contact met het MT. Nog steeds is de informatievoorziening suboptimaal.

Informatieplicht

De OC heeft nog steeds last van een informatieachterstand. De OC heeft de directie herhaaldelijk op haar informatieplicht gewezen, maar de informatievoorziening liet ruimte voor verbetering. Er is inmiddels met het MT afgesproken dat de MT-vergadering een vast agendapunt heeft “communicatie met de OC”.

Sociale cohesie

De OC heeft zich dit jaar ook weer ingespannen om de sociale cohesie binnen het instituut waar mogelijk te bevorderen door besteding van de OC-gelden van 2014 aan onder meer aan onderstaande activiteiten.

  • Instituutsuitje. Er is op 4 oktober is een instituutsuitje per rondvaartboot en fiets naar Amsterdam Noord georganiseerd. De opkomst was groot.
  • Instituutslunch. Er zijn over 2014 een vijftal instituutslunches gehouden. De opkomst was onveranderd groot.
  • Kerstlunch. Er is een kerstlunch georganiseerd, met kerstpakket.
  • Koffiepunten. De OC heeft catering/koffie/soep/machines met versnaperingen weer met een bijdrage gefaciliteerd